هوش تجاری و داشبورد مدیریتی
هوش تجاری و داشبورد مدیریتی
داشبورد مدیریتی و هوش تجاری؛ هوش تجاری را به تنهایی نمی‌توان توضیح داد و سؤالِ هوش تجاری چیست؟ شامل مفاهیم گسترده و وسیعی می‌باشد. در یک کلمه می‌توان گفت هوش تجاری فرآیندی است که داده‌ها را به اطلاعات تبدیل می‌کند. سپس اطلاعات را به دانش و خِرَدِ تجاری مبدّل می‌نماید. داده، اطلاعات و دانش از فاکتورهای اساسی و عوامل مهم هوش تجاری می‌باشند. هر اداره یا بخشی، همچنین هر فرآیندی از کسب‌وکار و کارکنان داده‌ها را تولید می‌کنند. اطلاعات به نحوی یک قدم جلوتر از داده هستند. اطلاعات از داده‌ها نشأت گرفته‌اند و بیان می‌کنند که چه حقایقی برای سازمان وجود دارد. درحالی‌که ارزش فروش ماهیانه یک داده محسوب می‌گردد ولی میانگین سالیانه فروش یک فقره اطلاعات کسب‌وکار می‌باشد. درحالی‌که سن کارمندان یک اداره داده محسوب می‌شود اما میانگین سنّی یک اداره یک فقره اطلاعات محسوب می‌گردد.
هوش تجاری و داشبورد مدیریتی
در نهایت دانش و خِرَد از اطلاعات استخراج می‌گردد. با در اختیار داشتن دانش و خِرَد تجاری می‌توانیم تشخیص دهیم در یک سازمان امور به چه روشی صورت می‌پذیرند و چه کارهایی باید انجام دهیم تا راهکارها را بهبود بخشیم. همچنین این دانش و خِردَ کمک می‌کند تا بتوانیم هر فرآیند کاری را مؤثرتر و کاراتر نماییم.
راهکار نرم‌افزاری هوش تجاری برای بهبود کار آیی سازمان و کسب‌وکار است. این راهکار بر پایه جمع‌آوری داده‌ها، فرآوری آنها و تجزیه و تحلیل داده‌ها کار می‌کند. داشبورد مدیریتی یک ابزار یا نرم‌افزار است، که حامی هوش تجاری می‌باشد. تجزیه و تحلیل داده‌هایی که از اداره‌های مختلف یک سازمان مشتق شده‌اند کار ساده و راحتی نمی‌باشد. بنابراین نیاز داریم که راهکاری توسعه دهیم تا این فرآیند را آسان کند. داشبوردها به نحوی یک چهارچوب برای تمام فرآیند تبدیل داده‌ها به حساب می‌آیند و به عنوان بخشی مهم و حیاتی از هوش تجاری محسوب می‌گردند.
داشبورد مدیریتی در سیستم‌های هوش تجاری امروزه و آینده
ویژگی‌ها و خصوصیات اندکی درباره نقش داشبورد مدیریتی در هوش تجاری امروزه می‌توان بیان کرد. اما شاید درست باشد که بگوییم آیا هوش تجاری امروزه بدون داشبورد مدیریتی وجود خواهد داشت؟ و یا آیا داشبورد مدیریتی بدون هوش تجاری مفید خواهد بود؟ این دو مفهوم به یکدیگر وابسته هستند. در ادامه برخی از این وابستگی‌ها را شرح خواهیم داد.
ادامه ماجرا
در ابتدا هوش تجاری دلیلی برای وجود داشتن داشبورد مدیریتی بود. پیدا کردن دلیل معقول دیگری برای استفاده از داشبورد مدیریتی در صورت عدم وجود هوش تجاری بسیار سخت است. به عبارتی دیگر اگر داشبورد وجود نداشت، هوش تجاری نمی‌توانست نقش خود را به صورت مؤثر ایفا کند. داشبوردها برای ساختن هوشمندی مورد نیاز می‌باشند. بدون داشبوردها یک دسته از ابزارهای مستقلی را خواهیم داشت که به احتمال زیاد با همدیگر در تعامل سازنده نخواهند بود.
ادامه داستان داشبوردها
در نهایت این سؤال را می‌پرسیم که آیا داشبوردها برای تمامی سازمان‌ها به‌صورت یکسان و مشترک پیاده‌سازی می‌شوند؟ جواب خیر است. هر سازمانی نرم‌افزارهای مخصوص به خودش را پیاده‌سازی کرده است. در نتیجه داشبوردها در هر لحظه کارهای متفاوتی انجام می‌دهند. در برخی از سازمان‌ها احتمال دارد که داشبوردها طرح و برنامه‌ای را پشتیبانی کنند. درحالی‌که برای استراتژی‌های عمومی از ابزارهای دیگری استفاده گردد.
انتظار می‌رود که نقش داشبوردها در هوش تجاری در آینده رشد بیشتری داشته باشد. شرکت‌های هوش تجاری و همچنین بخش IT سازمان‌ها در حال کار بی‌وقفه برای بهبود و ارتقای داشبوردها هستند. بنابراین انتظار می‌رود که داشبوردها بهتر و بهتر شوند. در آینده داشبوردهایی نامحدود توسعه داده خواهد شد. داشبوردهای امروزی به‌صورتی کاملاً کارآمد هوش تجاری را پشتیبانی می‌کنند. ولی همچنان برای بهبود آنها تلاش صورت می‌پذیرد.
داشبورد مدیریتی برای پشتیبانی از پورتال اطلاعاتی سازمان
در سازمان‌های بزرگ بسیار مهم است که تمامی نیازمندی‌های تحلیلی پاسخ داده شوند. مهم است که درون یک جریان داده پاسخ کلیه سؤالات قرار گرفته باشند. همچنین برای مدیریت کردن مؤثرتر، بهتر است که تمامی داده‌ها در یک مکان ذخیره و جمع‌آوری گردند، به‌طوری‌که مدیران به یک دسترسی امکان دستیابی به تمامی داده‌های مورد نیازشان را داشته باشند. به چنین نحوه دسترسی به اطلاعات کسب‌وکار پورتال اطلاعاتی سازمان (EIP = Enterprise Information Portal) گفته می‌شود.
داشبورد مدیریتی برای پشتیبانی از پورتال اطلاعاتی سازمان
پورتال اطلاعاتی سازمان دقیقاً چیست؟ می‌توان گفت پاسخی به تمامی نیازهای یکپارچه‌سازی داده است. از دید فنی می‌توان گفت که پورتال اطلاعاتی سازمان چهارچوبی است که هدفش جمع‌آوری داده‌های مهم درباره سازمان است. در حقیقت، به این معنی است که داده‌ها را از تمامی بخش‌ها و اداره‌جات یکپارچه گردند، این داده‌ها می‌توانند اطلاعات درباره کارکنان و یا فرآیندهای عملیاتی مشخص باشند. پورتال اطلاعاتی سازمان کارآمدترین و سریع‌ترین روش برای پشتیبانی از فرآیند تصمیم‌سازی است.
داشبورد مدیریتی برای کاربر نهایی چه ارزش افزوده‌ای ایجاد خواهد کرد
- پاسخ تمامی نیازها در یک مکان ذخیره خواهند شد. به این صورت به یک برنامه دیگری یا دسترسی به یک مکان ذخیره سازی دیگر برای مشاهده اسناد یا تحلیل‌ها و گزارش‌ها نخواهیم داشت. بعلاوه با دسترسی آنلاین و از طریق پرتال، به نرم‌افزارهای خارجی دیگری نیازمند نخواهیم بود. همچنین به این طریق دسترسی یک باره، راحت و آسانی به سایر اطلاعات خواهیم داشت.
- درباره داده‌های مهم هر شرکت و سازمانی فکر کنید، مدیران با چالش‌های بزرگی درباره این داده‌های مهم روبرو هستند. چگونه دسترسی افراد بیرون از سازمان را به این داده‌های مهم محدود می‌کنند؟ و یا چگونه و به چه کاربرانی دسترسی به داده‌های مهم سازمان داده می‌شود؟ در گذشته شاید به‌وسیله رمزهای عبور چندگانه این دسترسی‌ها صورت می‌گرفت. امروزه مدیران متوجه شده‌اند که استفاده از رمزهای عبور متفاوت در هر بار دیدن اطلاعات راهکاری ناکارآمد است و زمان زیادی را تلف خواهد کرد. با استفاده از داشبورد، هر کارمندی یک رمز عبور دریافت می‌کند که به‌وسیله آن می‌تواند فقط یک‌بار وارد پورتال سیستم هوش تجاری گردد. همچنین می‌توان سطوح دسترسی را کنترل کرد و معین کرد که هر کاربری چه داده‌هایی را ببیند که این موضوع به‌صورت اتوماتیک انجام می‌پذیرد که درنهایت زمان انجام امور به‌صورت قابل توجهی کم‌تر خواهد شد.
- تمامی شرکت‌های امروزی با یک چالش بزرگ روبرو هستند و آن افزایش بهره‌وری و کار آیی است. از آنجائی که معمولاً عملیات روزانه به جریان داده وابسته است، پس درنتیجه موضوع اصلی بهبود این فرآیند است. بعلاوه بیشتر مدیران سعی می‌کنند اطلاعات را در یک مکان ذخیره کنند و یا اینکه تمامی اطلاعات از یک مکان قابل دستیابی باشند. داشبوردها یک دستیابی نامحدود به منابع اطلاعات مرتبط و نامرتبط ایجاد می‌کنند. از آنجائی که تمامی اطلاعات در یک مکان ذخیره شده‌اند، زمان دسترسی به اطلاعات مورد نیاز به‌صورت قابل توجهی کم می‌شود.
- هوش تجاری واقعاً پاسخ به یک درخواست بزرگ است که در نتیجه استفاده سازمان‌ها از برنامه‌های کاربردی و نرم‌افزارهای متنوع به وجود می‌آید. باز کردن هر کدام از این برنامه‌ها به‌صورت جداگانه، بر پایه جریان اطلاعات مستقل بسیار وقت‌گیر است. داشبوردهای امروزی راهکاری مهیا کرده‌اند که از تمامی منابع اطلاعاتی به اشتراک گذاشته شده توسط هوش تجاری از تمام سطوح سازمان، در یک جا و مکان واحد استفاده نماییم.
اگر پورتال اطلاعاتی سازمان به‌وسیله داشبوردها پشتیبانی گردند، در جریان داده و گسترش اطلاعات تسریعی مؤثر خواهیم داشت که منجر به رشد بهره‌وری شرکت‌ها خواهد شد.
داشبورد مدیریتی برای تسهیل در خلق استراتژی تجاری
پس از آنکه داده‌ها انتخاب شد و اطلاعات فرآوری شدند، زمان آن رسیده است که از اطلاعات به نتایجی رسیده و پیش‌بینی کنیم. نتیجه کسب شده باید یک استراتژی باشد. امروزه برای تسهیل در خلق یک استراتژی، داشبوردها دو ابزار مختلف در اختیار ما قرار می‌دهند، کارت‌های امتیازی متوازن Scorecards و نقشه استراتژی Strategy maps.
- کارت‌های امتیازی متوازن: کارت‌های امتیازی متوازن لیستی از اهداف و نتایج شرکت‌ها هستند. همان گونه که مشاهده گردید کارت‌های امتیازی متوازن در تعریف چیز ساده‌ای هستند، اما ارزش واقعی بزرگی دارند و به یک مدیر اجازه می‌دهد به سرعت اطلاعات حیاتی کسب‌وکارش را تشخیص داده و آنها را مقایسه نماید. کارت‌های امتیازی متوازن برای جایگزین کردن راه‌حل‌های سنتی بهترین گزینه هستند، کارت‌های امتیازی متوازن به ما کمک می‌کنند که تشخیص دهیم که آیا استراتژی کنونی برای سازمان مناسب است؟ و در صورت نیاز تصمیم بگیریم کدام ناحیه نیازمند تغییرات است.
- نقشه استراتژی: نقشه استراتژی به‌صورت نمادین نشان دهنده اهداف سازمان است. اولین قدم برای بیان استراتژی و بسیاری از جنبه‌های مهم آن نقشه استراتژی است. با این وجود باید یادآوری کنیم که نقشه استراتژی فقط یک طرح بسیار کلی بیان می‌کند و ممکن است فقط برای مقاصد عمومی استفاده گردد.
مدیریت شرکت‌ها باید چندین روش را در نظر داشته باشند که مهم‌ترین آنها واکنش فوری و تصمیمات بلند مدت می‌باشد. داشتن استراتژی که کارآمد و اصلاح‌پذیر باشد امری بسیار مهم و ضروری برای هر کسب‌وکاری است. چنانچه داشبوردها به خوبی طراحی و پیاده‌سازی شده باشند، می‌توانند کمک شایانی داشته باشند. مقایسه کارت‌های امتیازی متوازن و نقشه استراتژی با ارزش عملکرد واقعی و شاخص‌های مهم کسب‌وکار یک ضرورت است. با این مقایسه‌ها، یک مدیر قادر به واکنش‌های فوری شده و در صورت درک اشتباهات در سازمان و یا موارد ناموفق در گذشته، می‌تواند استراتژی را تغییر دهد.
خلق یک استراتژی کاری آسان نیست اما اگر می‌خواهیم رهبری یک سازمان را به صورت مسئولانه انجام دهیم، باید یک استراتژی برای کسب‌وکارمان خلق نماییم. در غیر این صورت، در کسب‌وکار بر اساس شانس جلو رفته‌ایم، جلو بردن امور بر اساس شانس یا حدس و گمان چیزی است که یک مدیر باید از آن دوری کند. داشبوردهایی که به خوبی و با درستی طراحی شده‌اند، نقش شانس و حوادث را در مدیریت به حداقل خواهد رساند.
ارزش واقعی داشبورد مدیریتی در گزارش دهی
همان گونه که اشاره شد داشبوردها موارد کاربرد و مزایای زیادی دارند، علاوه بر موارد ذکر شده داشبوردها در گزارش دهی درباره کسب‌وکار، واقعاً مفید و باارزش هستند. عملیات گزارش دهی بسته به محدودیت‌های داشبوردها می‌باشد، مثلاً در برخی موارد داشبوردها نمی‌توانند تغییرات لحظه‌ای داده‌ها را منعکس نمایند. داشبوردها بر اساس داده‌هایی که از منابع داده‌های می‌آیند و نرخ به‌روزرسانی آنها قابلیت گزارش دهی دارند و احتمال دارد برخی داده‌های آنلاین را نداشته باشند. بنابراین گزارش دهی در داشبوردها همراه با محدودیت می‌باشد، با این وجود معمولاً داشبوردها برای تحلیل‌های کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرند که بر اساس داده‌های زمان گرا استوار باشند. ذکر این نکته حائض اهمیت است که فقط یک کلیک بین داشبوردها و به‌روزرسانی داده‌های واقعی وجود دارد.
تصمیماتی که بر اساس گزارش‌های با جزئیات بیشتر و مفصل‌تر اتخاذ شوند، قابلیت اتکای بیشتری دارند. ارائه دقیق‌ترین گزارش‌ها در واقع برای ارائه در داشبورد مدیریتی نیست، بلکه به‌عنوان نمادی برجسته از شرایط عمومی کسب‌وکار می‌باشند.
ویژگی‌های تحلیل داشبورد مدیریتی امروزی
تحلیل یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت عملکرد است، معمولاً داشبوردها اجازه می‌دهند که جواب‌های سریعی به سؤالات مهم و اساسی داشته باشیم. با وجود پیشرفت‌های زیادی در این زمینه هر روزه شاهد رشد چشمگیر داشبوردها هستیم. قبلاً مدیران پاسخ‌هایی برای پرسش‌های عملکرد کلیدی از برنامه‌های کاربردی که در کسب و کارشان موجود بود استفاده م‌کردند. این روزها هر چیزی درون داشبوردها تعبیه شده است که این امر باعث شده است به یک ابزار قدرتمند برای هوش تجاری تبدیل شوند.
تحلیل‌ها نقش مهمی در داشبوردمدیریتی دارند و امروزه تحلیل‌ها کاملاً گرافیکی، بسیار کاربرپسند و استفاده از آنها درون داشبوردها خیلی راحت و آسان شده است.
تالیف و ترجمه: آقای مهندس رضا بهادری زاده
نوشتن نظر