حاکمیت داده
حاکمیت داده Data Governance
تعاریف، چالش‌ها، تجربه‌های مفید
Data Governance پایه و اساس مدیریت تمامی داده‌های سازمان را تشکیل می‌دهد.
Data Governance استفاده کارآمد از داده‌های قابل‌اعتماد را فراهم می‌کند.
مدیریت کارآمد داده‌ها کاری بسیار مهم است که نیازمند مکانیسم‌های کنترلی متمرکز می‌باشد.
برای کمک به درک بهتر موضوع پیچیده Data Governance، این مقاله به نکات زیر می‌پردازد:
- حاکمیت داده چیست؟
- چرا Data Governance اهمیت دارد؟
- چقدر مهم است که سازمان‌ها به این موضوع توجه کنند؟
- چالش‌های Data Governance چیست؟
- تجربه‌های مفید در این زمینه چیست؟
حاکمیت داده چیست؟
Data Governance شامل افراد، فرآیندهای کسب‌وکاری و فناوری‌های موردنیازی است که برای مدیریت و محافظت از دارایی‌های داده سازمان به‌کار می‌روند.
Data Governance قصد دارد تضمین کند که داده‌های سازمان قابل‌درک، درست، کامل، قابل‌اعتماد، امن و قابل‌دسترسی و استفاده باشند.
به‌طورکلی مباحث موجود در Data Governance عبارت‌اند از:
- معماری داده Data Architecture
- کیفیت داده Data Quality
- متا داده (فراداده) Meta-data
- انبار داده و هوش تجاری Data Warehousing & Business Intelligence
- داده‌های اصلی و مرجع Reference & Master Data
- مستندات و محتوای داده Documents & Content
- یکپارچه‌سازی و تعامل با داده Data Integration & Interoperability
- امنیت داده Data security
- محل ذخیره‌سازی و عملیاتی داده Data Storage & Operation
- مدل‌سازی و طراحی داده Data Modeling & Design
چارچوب حاکمیت داده بر اساس DAMA-DMBOK2
اهداف Data Governance
هدف اصلی Data Governance درباره ایجاد روش‌ها و چارچوبی با مسئولیت‌ها و فرآیندهای روشن برای استانداردسازی، یکپارچه‌سازی، محافظت و ذخیره‌سازی از داده‌های کسب‌وکار است. به‌طور کلی اهداف اصلی Data Governance عبارت‌اند از:
- کاهش ریسک و خطرات ناشی از داده
- تبیین و تعیین قوانین داخلی برای استفاده از داده
- پیاده‌سازی نیازمندی‌های انطباق داده
- بهبود ارتباطات داخلی و خارجی
- ایجاد ارزش از داده‌های سازمان
- کاهش هزینه‌های سازمان
- کمک به اطمینان از ادامه حضور سازمان در میدان رقابت بوسیله مدیریت ریسک و بهینه‌سازی
- تسهیل اجرای موارد فوق‌الذکر
برنامه Data Governance همیشه تأثیر خود را در سطوح استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی سازمان‌ها بجای خواهد گذاشت. برنامه Data Governance به‌منظور سازماندهی و استفاده کارآمد از داده‌ها در متن شرکت و در راستای اجرای سایر پروژه‌های داده محور به‌عنوان فرآیندی مداوم و تکراری اجرا گردد.
علاوه بر مسئولیت‌های ذکرشده، جنبه‌های مهم زیر در برنامه Data Governance باید واضح و مشخص گردند:
- سازمان: «کجا» و «چه زمانی»
- جنبه‌های کسب‌وکاری: «چه چیزی»
- جنبه‌های فنی: «چگونه»
چرا حاکمیت داده مهم است؟
هرچند Data Governance هنوز در سازمان‌ها نهادینه و فراگیر نشده است اما بیشتر سازمان‌ها برنامه Data Governance را برای برخی از اداره‌ها و یا بعضی از برنامه‌های کاربردی خود اجرا کرده‌اند. بنابراین ایجاد Data Governance به‌صورت روشمند در سازمان‌ها یعنی تحولی بزرگ در زمینه داده از قوانین غیررسمی به کنترل‌های رسمی در سازمان می‌باشد.
معمولاً Data Governance رسمی زمانی در شرکت یا سازمانی اجرا می‌شود که آن شرکت به‌اندازه‌ای رسیده باشد که دیگر نمی‌توان وظایف کارکردی را بطور مؤثری پیاده‌سازی کرد.
Data Governance پیش‌نیاز وظایف و پروژه‌های بی‌شماری است و فواید ارزشمندی نیز خواهد داشت. در زیر به برخی از فواید Data Governance اشاره می‌کنیم:
- داده‌ها و فرآیندهای سازگار و یکسان در سراسر سازمان شرط لازم برای پشتیبانی تصمیم‌گیری بهتر و جامع‌تر می‌باشند.
- رشد و افزایش چشم‌اندازهای فناوری اطلاعات در سطوح عملیاتی، تاکتیکی و استراتژیک به‌وسیله وضع قوانین جدید برای تغییر فرآیندها و داده‌ها.
- بهینه‌سازی هزینه‌های مدیریت داده به‌وسیله سازوکارهای کنترل مرکزی (این سازوکارها به‌طور فزاینده‌ای در عصر انفجار داده‌ها بسیار کاربرد دارد)
- افزایش بهره‌وری از طریق سین رژی ایجادشده (به‌عنوان‌مثال با استفاده مجدد از فرآیندها و داده‌ها)
- ایجاد اعتمادبه‌نفس بالاتر نسبت به داده‌ها از طریق کیفیت داده تضمین‌شده، داده‌های دارای مهر تأییدو همچنین مستندات کامل فرآیندهای داده
- توانایی رسیدن به قوانین و استانداردهای تعریف‌شده جهانی یا در سطح کشور
- امنیت داده‌های داخلی و خارجی سازمان با نظارت و بررسی سیاست‌های حفظ حریم خصوصی
- افزایش کار آیی فرآیندها به‌وسیله کاهش فرآیندهای طولانی هماهنگی
- ایجاد ارتباطات شفاف و صحیح به‌وسیله استانداردسازی (این مورد پیش‌شرط اصلی برای فعالیت‌های کلان سازمانی مبتنی برداده می‌باشد)
دلایل استفاده از Data Governance
امروزه بیش از هر زمان دیگری Data Governance کمک فراوانی جهت پاسخگو بودن به سازمان‌ها خواهد کرد. همچنین Data Governance جهت ایجاد زمینه‌های جدید و نوآورانه در کسب‌وکار مانند تجزیه‌وتحلیل کلان داده‌ها که با تفکر سنتی رویکردهای جدید بسیار سخت خواهند بود.
در حال حاضر، مهم‌ترین عوامل پیشران که سازمان‌ها را مجبور خواهد کرد رویکردهای فعلی خود را مورد تجدیدنظر قرار دهند عبارت‌اند از:
- ایجاد نمایی داده محور برای پشتیبانی از مدل‌های کسب‌وکاری دیجیتالی
- بالا بردن کیفیت داده‌های سازمانی و مدیریت داده‌های اصلی
- ایجاد قابلیت مدیریت داده در محیط‌های کلان داده
- ایجاد استانداردهایی جهت افزایش توانایی واکنش به تأثیراتخارج از سازمان
- هوش تجاری سلف‌سرویس، کاربران می‌خواهند مستقل از فناوری اطلاعات آنالیز انجام دهند.
- انطباق داده: فرآیندهای داده شفاف و قابل‌فهم برای رعایت الزامات قانونی
علاوه بر موارد ذکرشده تحولات و الزامات دیگری وجود دارد که Data Governance را بیش‌ازپیش مهم کرده است. به‌عنوان‌مثال تحلیل‌های پیشرفته، شبکه‌های اجتماعی، دید ۳۶۰ درجه از مشتری، هوش تجاری مبتنی بر ابر، استراتژی‌های اطلاعاتی و پیروی از دستورالعمل‌های محافظت از داده‌ها برای استفاده‌های داخلی یا خارجی مثل CRM یا SCM
چالش‌های حاکمیت داده
ضرورت حاکمیت داده بر هیچ‌کسی پوشیده نمی‌باشد، اما بااین‌وجود بسیاری از سازمان‌ها باوجود مزایای بسیار زیاد آن به خاطر پیچیدگی یا عدم اطمینان از موفقیت برنامه Data Governance اجرا نمی‌کنند. اجرای برنامه Data Governance کاری ساده نمی‌باشد و چالش‌های مهم زیر پیشروی اجرای برنامه حاکمیت داده قرار دارد:
سازماندهی حاکمیت داده
اجرای حاکمیت داده نیازمند فرهنگ‌سازمانی باز است. برای مثال باید بررسی گردد که قوانین Data Governance قابلیت اجرایی در سازمان دارند، حتی اگر این قوانین نیازمند به ایجاد برخی نقش‌ها و تعیین مسئولیت‌ها باشند.
درنهایت حاکمیت داده به‌صورت سیاست‌گذاری جدید خواهد شد که کمک به اعطا کردن، پخش کردن و همچنین برداشتن مسئولیت‌ها و شایستگی‌ها خواهد بود. این امر نیاز به رویکردی بسیار حساس و دقیق خواهد داشت.
پذیرش و رابطه برقرار کردن با حاکمیت داده
Data Governance نیازمند پذیرش و ارتباط کاری مناسب بین تمامی افراد درگیر با این فرآیند می‌باشد. باید افراد مناسب در مکان مناسب برای اجرای سیاست‌ها با همدیگر در تعامل باشند. مخصوصاً مدیران پروژه نیاز به درک درستی از جنبه‌های فنی و همچنین شناخت کسب‌وکار و ترجیحاً دیدگاه مفهومی فراگیری از سازمان می‌باشند.
بودجه‌بندی و ذینفعان حاکمیت داده
متقاعد کردن ذینفعان سازمان مبنی بر نیاز به برنامه Data Governance و گرفتن بودجه برای اجرای برنامه غالباً دشوار می‌باشد. علاوه بر این تغییر در سازمان دلخواه نمی‌باشد و در برابر آن مقاومت وجود خواهد داشت.
انعطاف‌پذیری و استانداردسازی
کسب‌وکارها برای رفع نیازهایی که خیلی سریع در حال تغییر هستند، باید انعطاف‌پذیر باشند. ایجاد تعادل مناسب بین انعطاف‌پذیری و استانداردهای Data Governance با توجه به نیازمندی‌های کسب‌وکاری از اهمیت حیاتی برخوردار است.
تجربه‌های مفید و عوامل موفقیت حاکمیت داده
پیاده‌سازی حاکمیت داده خلاق
حاکمیت داده پروژه‌ای نیست که به‌صورت انفجار بزرگ big bang در سازمان پیاده‌سازی گردد. می‌توان گفت Data Governance طرحی جامع در سازمان است که پروژه‌های پیچیده و طولانی‌مدت را باید اجرا نماید. بنابراین همیشه این خطر وجود دارد که ممکن است افراد درگیر باگذشت زمان انگیزه و علاقه خود را از دست بدهند.
با توجه به موارد مذکور توصیه می‌شود که پروژه‌ی نمونه اولیه قابل‌کنترل یا کاربردی شروع شود و این رویکرد به‌صورت متناوب ادامه یابد. در این روش، پروژه‌ی قابل‌کنترل بوده و می‌توان از تجربه‌های به‌دست‌آمده برای پروژه‌های پیچیده‌تر و گسترش حاکمیت داده در سازمان استفاده کرد.
به‌صورت معمول مراحل پروژه Data Governance عبارت‌اند از:
- تعریف اهداف و درک مزایای حاکمیت داده
- تجزیه‌وتحلیل وضعیت فعلی
- تهیه نقشه راه
- توجیه ذینفعان و بودجه پروژه
- برنامه‌ریزی و تدوین حاکمیت داده
- اجرای برنامه حاکمیت داده
- نظارت و کنترل بر حاکمیت داده
این مراحل باید برای هر برنامه جدید تکرار شوند، همچنین اگر در برنامه قبلی تغییراتی ایجاد گردید نیز باید مراحل مذکور تکرار شوند.
ادامه پیاده‌سازی حاکمیت داده خلاق
قبل از آغاز برنامه حاکمیت داده در سازمان، باید پرسش‌های مربوط به دلایل اجرای Data Governance پاسخ داده شود تا از کارهای غیرضروری و اضافی اجتناب گردد.
به همین ترتیب فرآیندهای موجود باید مورد ارزیابی قرار گیرند تا مشخص گردد آیا می‌توان در چارچوب برنامه Data Governance، بجای توسعه غیرضروری فرآیندهای جدید، فرآیندهای موجود را با نیازهای جدید سازگار کرد.
سطوح استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی شرکت، همچنین جنبه‌های سازمانی، کسب‌وکاری و فنی آن پایه و اساس ماتریس شرکت در حاکمیت داده را تشکیل می‌دهند. با این ساختار می‌توان پروژه‌های Data Governance را با مشخصات، فرآیندها، نقش‌ها و وظایف مربوط به هرکدام تعریف کرد.
شایان‌ذکر است که سطوح مختلف طرح حاکمیت داده و جنبه‌های ذکرشده و نقش حاکمیت داده در شرکت باید بسیار خاص باشد.
چارچوب DAMA تمام مباحث مرتبط با Data Governance را با معیارهای مستند ارائه کرده است.
با توجه به مطالب ارائه‌شده برای پیاده‌سازی Data Governance، می‌توان وضعیت فعلی را با وضعیت مورد انتظار به‌صورت ساختاری مقایسه و بررسی نمود. با انجام این کارها می‌توان نقطه ورود به بحث را مشخص نمود، اولویت‌ها را تعیین و نقشه راه را با توجه به اقدامات اصلی طراحی نمود.
نقش‌ها در حاکمیت داده
نقش‌ها در برنامه Data Governance ضروری هستند. امروزه ابزارهایی نرم‌افزاری وجود دارد که الگوهای Data Governance را برای مدیریت متا داده (فراداده)، کیفیت داده، مدیریت داده‌های اصلی و یکپارچگی داده‌ها ارائه خواهند داد.
نظریه‌ها درباره نقش‌ها در Data Governance اندکی باهم اختلاف دارند، اما اصلی‌ترین نقش‌های ذکرشده در حاکمیت داده به شرح زیر هستند:
- کمیته استراتژیک حاکمیت داده (کمیته رهبری در سطح استراتژیک)
- کمیته مدیریت حاکمیت داده (سطح تاکتیکی)
- مدیر داده
- مالک داده
- ناظر داده
- کاربران داده
توصیه‌های اجرای حاکمیت داده
نکات زیر در پیاده‌سازی برنامه Data Governance کمک خواهند کرد.
- برنامه Data Governance به‌هیچ‌عنوان بدون حمایت مدیریت ارشد در سازمان اجرا نگردد
- کار را به‌صورت انفجار بزرگ آغاز نشود. Data Governance به‌عنوان روندی مداوم و تکراری است که حاوی پروژه‌های فرعی می‌باشد.
- کار را با پروژه‌های آزمایشی کوچک آغاز کنید و تجربه این موارد را به سراسر شرکت بسط دهید.
- برنامه‌های Data Governance می‌توانند سالیان متمادی اجرا شوند. بااین‌وجود پروژه‌های زی ربط نباید بیش از سه ماه طول بکشند.
- اهداف را شفاف و با دقت تنظیم نمایید.
- موفقیت Data Governance در اولویت قرار دارد. دخیل بودن ذینفعان و شفافیت روند اجرای کار مهم است. توصیه می‌شود ارتباطی آزاد و شفاف و به‌دوراز پنهان‌کاری با کلیه ذینفعان برقرار گردد.
- چرخه را مجدداً ابداع نکنید بلکه سعی کنید از الگوهای موجود استفاده نمایید. مدل‌ها و تجربه‌های مفیدی که از قبل در بازار موجود هستند می‌توانند بسیار مفید باشند. ابزارهای نرم‌افزاری، چارچوب‌ها و کتابخانه‌ها یا مشاورین می‌توانند کمک شایانی به سازمان بدهند.
- نقش‌های Data Governance در سازمان را با در نظر گرفتن مسائل سیاسی و حساسیت‌ها به‌درستی مشخص نمایید. مهارت‌های ارتباطی مدیر Data Governance خیلی مهم است.
- فرآیندها و راه‌حل‌های تعیین‌شده را با دقت بررسی کنید و مشخص نمایید چرا به‌اندازه کافی ساده و روشن نیستند.
- بررسی بستر و زمینه‌های Data Governance.
- ایجاد ساختارها و مسئولیت‌های واضح و روشن.
- ایجاد روش کامل و خوب برای مستندسازی تجربه‌های مفید سازمان.
جهت استفاده از دوره آموزشی حاکمیت داده و همچنین گرفتن مشاوره برای پیاده‌سازی حاکمیت داده در سازمان خود، فرم زیر را تکمیل بفرمائید:
تالیف و ترجمه: آقای مهندس رضا بهادری زاده
نوشتن نظر